Huskeliste før,under og etter konferansen


Huskeliste før konferansen

• Identifiser hensikten og målet for arrangementet
• Avklar de økonomiske rammene og sett opp et budsjett.
• Sett opp en prosjektgruppe med en hovedansvarlig som koordinator
• Fordel oppgaver og sett tidsfrister
• Avklar deltakerantallet og behovet for møterom
• Hent inn tilbud fra aktuelle konferansesteder, og reserver straks et sted er valgt
• Sett opp et foreløpig program
• Kontakt og bestill aktuelle eksterne foredragsholdere
• Vurder behovet for teknisk utstyr.
• Send ut invitasjon til møtedeltakere. Sett en påmeldingsfrist.
• Gjennomfør et besøk til konferansestedet kan anbefales for å bli kjent med stedet og etablere kontakt med personalet.
• Planlegg et sosialt opplegg, gjerne i samarbeid med arrangementsstedet, slik at det blir variasjon i programmet.
• Lag en detaljert kjøreplan med tidsrammer
• Send en detaljert bekreftelse til arrangementstedet. Oppgi deltakerantall, møteroms- og overnattingsbehov, møtetidspunkt, samt hva som trengs av teknisk utstyr, hvordan skal dere sitte, etc.
• Bestill transport dersom ikke deltakerne skal gjøre det selv
• Innhent forslag til servering.
• Send ut praktisk informasjon til deltakere og forelesere som inneholder transport, møtested, tidspunkter, og annen relevant informasjon.
• Undersøk om det er deltakere som må ha spesialmat.
• Meld fra til arrangementsstedet om serveringen.
• Få inn presentasjoner fra foreleserne som settes sammen i henhold til kjøreplanen.
• Kartlegg om det er behov for produksjon av profileringsmateriell, roll ups, gaveartikler, osv.
• Lag bordoppsetning i samarbeid med arrangementsstedet
• Lag konferansemapper med detaljprogram, deltakerliste, og annen relevant informasjon.


Huskeliste under konferansen

• Reis helst et døgn i forveien til konferansestedet for å sjekke at alt er i orden.
• Husk å fordele oppgaver underveis slik at ikke alt faller på deg.
• Er det mange deltakere, bør det settes opp en egen innsjekkingsskranke i resepsjonen.
• Sjekk at bestilt teknisk utstyr er på plass
• Gi så tidlig som mulig praktisk informasjon knyttet til avviklingen av konferansen. Understrek at tidsplanen må respekteres og at private kjøp under oppholdet på hotellet må gjøres opp av den enkelte.
• Ha en plan B klar dersom det oppstår avvik underveis. Det kan være forelesere som melder forfall, tidsforskyvninger, dårlig vær dersom noe skal foregå utendørs, etc.
• Hold hele tiden tett dialog underveis med din kontakt på konferansestedet.
• Ha en egen kjøreplan under middagen. Hvem skal ønske velkommen, er det andre talere underveis, og når skal det eventuelt være underholdningsinnslag.
• Skal det foregå busstransport med flere busser under konferansen? Sørg da for at det er egne ansvarlige om bord som kan gi praktisk informasjon.
• Foregår konferansen utenfor Skandinavia må som regel passene leveres inn ved ankomst til hotellet. Husk å sjekke at alle har hentet passene i resepsjonen før avreisen.
• Sørg for at felles transport til flyplassen settes opp i god tid før flyavgang.


Huskeliste etterarbeid

• For å lære av eventuelle feil bør deltakerne få anledning til å evaluere konferansen. Det bør skje kort tid etter når minnene er ferskest mulig.
• Ha også et oppsummeringsmøte i prosjektgruppen der detaljene og erfaringene rundt konferansen gjennomgås.
• Holdt budsjettet, ble det satt av for mye, eller sprakk de økonomiske rammene?
• Vær forberedt på at det kan komme uforutsette fakturaer i etterkant.
• Fra ord til handling! Lag et referat fra den faglige delen av arrangementet. Dette gjelder også eventuelle workshops og idè-dugnader slik at gode tanker og ideèr ikke går i glemmeboken.
• Følg opp eksterne foredragsholdere, leverandører og eventuelle sponsorer med takkebrev
• Vær ærlig når det gjelder selve evalueringen. Oppnådde dere de målsetningene som ble satt ved prosjektets start, eller bør noe gjøres annerledes neste gang.