Når dere har avklart destinasjon og arrangementssted, er det viktig å bestille så raskt som mulig. Jo tidligere dere er ute, desto billigere er det. Da er også valgmulighetene mye større. Be om tilbud på ulike konferansepakker, bo- og måltidsalternativer. Vær også nøye med å lese gjennom bestillingsbekreftelsen. Hva er inkludert, er det gebyrer ved endringer/avbestillinger, og hvordan skal betalingen foregå. Sett også tydelige krav i forhold til hva det forventes av arrangementstedet, og lag helst en detaljert sjekkliste for å ha mest mulig kontroll.
På dette tidspunktet er det også på tide å bestille flybilletter. De største reisebyråkjedene og flyselskapene har egne gruppeavdelinger som håndterer denne type reiser hvor større grupper deltar. Også her er det viktig å få avklart endrings- og avbestillingsreglene.