For å være garantert et vellykket arrangement er imidlertid grundig møteplanlegging fra A til Å et nøkkelord. Dette er alfa og omega, enten dere selv skal stå for regien, eller om et eksternt eventselskap eller reisebyrå skal bidra.

Her har vi laget en liste med noen gode tips som vil hjelpe dere underveis i møteplanleggingen.

Identifiser arrangementet
Hva er hensikten med møtet? Er det for eksempel snakk om å motivere ansatte i egen organisasjon, er det kunder som skal ble enda større kunder, eller er det et faglig seminar hvor det meste skal foregå innendørs, og hvor møtested spiller mindre rolle?

Velg reisemål
Når hensikten med møtet er avklart, er valg av reisemål neste punkt. Å finne riktig geografisk sted er i de fleste tilfeller avgjørende for om et arrangement blir vellykket eller ei.
Kanskje vil dere ha mest utbytte av å møtes under Sydens evige sol i skyggen av svalende palmer? En pulserende storby kan også være en aktuell arena, eller hva med et landlig slott i et fransk bondelandskap?
Det mangler ikke på alternativer, så dette punktet krever grundig research.

Hent inn tilbud
Når dere har funnet en aktuell destinasjon, er det på tide å finne riktig møtested. Gjør noen søk på internett og forhør dere med kollegaer eller forbindelser som har kjennskap til og eventuelle kontakter på det aktuelle reisemålet. På dette tidspunktet kan det også være smart å involvere et eventselskap eller reisebyrå, spesielt dersom det er snakk om et større arrangement. Be om tilbud fra flere hoteller/arrangementssteder, slik at dere har et fornuftig sammenligningsgrunnlag å legge til grunn.

Bestill i god tid
Når dere har avklart destinasjon og arrangementssted, er det viktig å bestille så raskt som mulig. Jo tidligere dere er ute, desto billigere er det. Da er også valgmulighetene mye større. Be om tilbud på ulike konferansepakker, bo- og måltidsalternativer. Vær også nøye med å lese gjennom bestillingsbekreftelsen. Hva er inkludert, er det gebyrer ved endringer/avbestillinger, og hvordan skal betalingen foregå. Sett også tydelige krav i forhold til hva det forventes av arrangementstedet, og lag helst en detaljert sjekkliste for å ha mest mulig kontroll.
På dette tidspunktet er det også på tide å bestille flybilletter. De største reisebyråkjedene og flyselskapene har egne gruppeavdelinger som håndterer denne type reiser hvor større grupper deltar. Også her er det viktig å få avklart endrings- og avbestillingsreglene.

Besøk reisemålet
Har du/dere anledning til det, kan det være smart å besøke konferansestedet. Her får du et nærblikk i hvordan fasilitetene ser ut, hva som kreves av logistikk og ikke minst å knytte kontakter med konferanseverter som kan være til stor hjelp før og under arrangementet.
I svært mange tilfeller stiller arrangementsstedet opp med gratis overnatting og bespisning ved slike visningsturer.

Lokaliteter
Bruk god tid på å avdekke konferanselokalenes muligheter og begrensninger. Hva vil være maks antall deltakere, hvordan skal disse sitte, hva slags teknisk utstyr har dere behov for, og behøves det mindre møterom til for eksempel gruppearbeid. Det kan også være smart å sette opp en egen innsjekkingsskranke i resepsjonen ved ankomst hvor romnøkler og konferansemateriellet deles ut.

Det faglige programmet
Dersom det er flere bidragsytere til det faglige programmet er det essensielt at det foregår en grundig og stram koordinering slik at alle leverer sine bidrag innenfor gitte tidsfrister. Sett opp en foreløpig kjøreplan som justeres etter hvert som detaljene faller på plass.

Måltider
Få flere måltidsalternativer fra konferansetilbyderen, og da gjerne på to, alternativt tre retters menyer. Hva skal serveres i pausene og hvordan skal deltakerne sitter under fellesmåltidene.

Sosiale aktiviteter og underholdning
I tillegg til den faglige delen har det sosiale samværet mye å si for at arrangementet skal bli så vellykket som mulig. Et godt tips er å alliere seg med konferansestedet som i de aller fleste tilfeller har egen aktivitetsopplegg.
Gruppens sammensetting, antall, kjønn og alder bør vektlegges når type aktivitet skal besluttes.
En ekstra spiss på arrangementet settes også dersom det også er et eller flere underholdningsinnslag, både under den faglige og sosiale delen. Hør med konferansestedet om de kan bidra med lokale kulturelle krefter, alternativt ta med en eller flere underholdere.